Comment bien préparer un voyage d’affaires ?

Préparer un voyage d’affaires nécessite une véritable organisation et ne laisse pas vraiment de place à l’improvisation. En quelques jours, vous allez devoir enchaîner les rendez-vous, éventuellement changer de pays, et vous ne pouvez pas vous permettre de laisser quoi que ce soit au hasard. Voici quelques conseils pour vous aider à bien préparer un voyage d’affaires.

Les formalités administratives

Il est conseillé avant toute chose d’établir une check-list de tout ce que vous devez faire avant la date du départ. Dès que vous sont confirmées les dates de votre séjour, vous allez pouvoir vous occuper de la partie administrative du voyage.

La toute première chose à vérifier est bien sûr votre passeport  ! Vous devez tout d’abord vous assurer qu’il est bien en cours de validité, car en établir un nouveau vous demandera un certain temps. Certaines destinations demandent à ce que le passeport soit même valide 6 mois après le retour, prenez donc ce point en compte dans votre recherche d’informations.

Une fois votre passeport prêt, il est possible que vous ayez besoin d’un visa pour voyager. Selon votre destination, la durée de votre séjour et le type de voyage (missions professionnelles) certaines destinations exigent un visa. Gratuit ou payant, délivrance immédiate à l’arrivée ou à faire en amont à l’ambassade, chaque pays suit ses propres règles. À vous de vous renseigner au moins 2 mois avant le départ, afin de parer à toute éventualité.

Si vous êtes français, le site du Ministère des Affaires étrangères vous fournira une foule d’informations sur le passeport, le visa, les vaccins et autres conseils qui peuvent s’avérer très utiles à votre voyage. Profitez de votre passage sur ce site pour vous inscrire au portail Ariane, qui répertorie les Français à l’étranger. Une mesure de sécurité que ne vous prendra que quelques minutes et vous permet de partir l’esprit tranquille.

La santé

Une fois vos papiers en règle, vous pouvez vous préoccuper d’un autre point tout aussi important : votre santé en voyage d’affaires. Il est possible que vous ayez besoin d’un ou plusieurs vaccins afin de voyager en toute quiétude. De plus, certains vaccins demandent un premier rappel et doivent donc être prévus à l’avance. 

Pensez également à préparer une trousse de pharmacie de voyage complète et efficace et qui pourra soigner vos petits bobos pendant le séjour. Si vous voyagez dans un pays éloigné, vous serez certainement sujet à un décalage horaire, ce qui peut affecter votre productivité. Découvrez nos conseils pour gérer le décalage horaire, même pendant un court séjour.

Si malgré toute cette préparation, vous rencontrez tout de même un quelconque problème à l’étranger, votre assurance mission professionnelle gérera vos aléas de voyage. En effet, souscrire une assurance mission professionnelle vous permettra de partir serein et vous concentrer sur votre voyage d’affaires. Différentes assurances existent, selon vos besoins. La couverture de base prendra en charge vos frais de santé et de rapatriement en cas de maladie ou d’accident. Si vous souhaitez un contrat plus performant, la couverture complète inclut en plus des garanties précédentes des garanties annulation, retard d’avion, rachat de franchise d’un véhicule de location…. Découvrez l’assurance pour voyage d’affaires d’ACS à partir de 1.20€ par jour !

Les réservations

Si c’est à vous d’organiser les réservations de votre voyage d’affaires, plusieurs points sont à prendre en compte. Si votre mission professionnelle se déroule dans différentes villes ou même différents pays, il peut être intéressant de réserver un billet d’avion multidestination, ou de se renseigner sur les transports disponibles, comme le train ou la location de voiture.

Si vous devez changer de ville/pays durant votre séjour, préférez un hôtel situé à proximité de la gare ou de l’aéroport. Mais si vos rendez-vous se concentrent sur le centre-ville, prenez-y une chambre en demandant à ce que celle-ci soit calme, pour que vous puissiez vous y reposer à toute heure de la journée et limiter la fatigue qui résultera de ce voyage d’affaires.

Penser à garder sur votre smartphone ou à imprimer toutes les réservations effectuées, afin de les avoir sous la main lors de votre séjour.

Dans la valise

Avant même de remplir vos bagages, posez-vous la question du type de valise à emporter ! Pour gagner du temps à l’aéroport et éviter les risques de perte, vous pouvez n’emporter avec vous qu’une valise cabine. Voyager léger vous permettra d’être beaucoup plus mobile si vous devez changer plusieurs fois d’hébergement. Attention cependant, un tel bagage nécessite une préparation minutieuse de vos affaires, afin qu’aucun contenu ne soit confisqué lors du passage de sécurité à l’aéroport : objets coupants ou tranchants, contenants liquides trop grands, etc.

En plus de votre valise, votre bagage à main doit contenir tous les documents importants pour mener à bien votre mission professionnelle, ainsi que vos objets de valeur comme votre ordinateur ou tablette.

Une fois votre bagage choisi, jeter un petit coup d’œil à la météo de la  ville dans laquelle vous vous rendez afin d’emporter des vêtements en conséquence. Si votre planning est déjà prêt, accordez vos tenus selon les événements auxquels vous participerez : réunions, gala, salon…

Pensez également à vous renseigner sur la culture professionnelle du pays, certains vêtements ou certaines couleurs pourraient offenser vos partenaires commerciaux sans que vous ne le sachiez ! En vous renseignant en amont, vous éviterez les impairs, et vous pourrez même impressionner votre contact en intégrant quelques coutumes locales. Un bon point pour démarrer les négociations

Quelques indispensables pour une mission professionnelle réussie

Il est chaudement recommandé d’emporter des photocopies de vos papiers d’identité, cartes de crédit, visas, etc., que vous conserverez en lieu sûr, ou mieux encore, de les scanner en gardant la sauvegarde sur le disque dur de votre ordinateur portable ou sur une plateforme cloud. Si vous emportez un ordinateur, il vaut mieux qu’il ne contienne aucune information personnelle (usage strictement professionnel). Ainsi en cas de vol, la perte de vos données sera limitée.

Pensez à enregistrer vos documents professionnels sur différents supports de mémoire, comme votre ordinateur, un disque dur externe et quelques clés USB. Mieux vaut être prudent pour parer à toute éventualité : panne de batterie, souci lors de l’ouverture du fichier ou autre problème technique. Multipliez vos chances de réussite en sauvegardant vos données sur différents supports ! Toujours au rayon multimédia, ne vous séparez jamais de vos chargeurs et d’un adaptateur de courant, vos deux indispensables pour être opérationnel à tout moment.  

Afin de vous présenter convenablement à vos homologues étrangers, gardez toujours sur vous des cartes de visite. Le rituel d’échange des cartes de visite revêt un caractère particulièrement important dans certaines régions du monde, comme l’Asie. Vous pouvez même créer des cartes de visite spécialement pour l’occasion, dans la langue locale. Vous pourrez aussi faire de l’effet à vos clients en leur apportant des « goodies » à l’effigie de votre société, ou des brochures ou autres supports de communication qu’ils pourront garder et étudier une fois votre rencontre terminée.

Vous êtes maintenant prêt à partir en mission professionnelle ! Bonnes affaires et bon voyage !